NusantaraInsight, Makassar — Tiga Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang (Sidrap) mengunjungi Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Sulawesi Selatan, pada Selasa (27/2/2024).
Ketiga OPD tersebut, antara lain Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil serta Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) Kabupaten Sidrap.
Kunjungan ke DPK Sulsel ini, dihadiri langsung oleh pimpinan ketiga OPD tersebut serta Asisten Pemerintahan Kabupaten Sidrap.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sidrap Ahmad, SP, M.Si yang mengawali pembicaraan, menyampaikan tujuan kedatangannya ke Bidang Kearsipan DPK Sulsel ini.
Menurutnya, kehadiran ketiga OPD ini untuk konsultasi terkait kearsipan, utamanya terkait paradigma berbagai instansi yang menganggap bahwa semua arsip yang ada di instansi harus diserahkan ke DPK Sidrap.
“Sehingga kami butuh penguatan, terkait hal itu,” tanyanya.
Senada dengan itu, Kadisdukcapil Sidrap Andi Patahangi Nurdin juga meminta solusi terkait arsip kependudukan yang semakin lama, semakin menumpuk di dinasnya.
“Apakah ada solusi terkait itu, atau apakah ada semacam aplikasi di arsip yang dapat memback up arsip kependudukan sehingga para masyarakat yang ingin menggunakan dokumen kependudukannya dapat diambil dari aplikasi tersebut,” tanyanya juga
Sementara itu Sekretaris Kominfo Sidrap Ir.Hj. Asmawati Piarah, M.Si, selain menanyakan hal senada yang disampaikan kedua rekannya tersebut. Dirinya juga mempertanyakan alih jabatan dari struktural ke fungsional Arsiparis.
Menanggapi hal itu, Kepala Bidang Kearsipan DPK Sulsel Dr.H.Basri,S.Pd.,M.Pd menyampaikan secara umum bahwa berbicara tentang arsip itu, ada dua, pertama itu layanan dan kedua itu penataan.
Ia juga menjelaskan bahwa dalam arsip juga ada klasifikasi yaitu arsip statis dan arsip dinamis.
“Dari segi layanan juga ada dua, yaitu layanan konvensional dan layanan digital yang pada tahun ini merupakan hal wajib dilaksanakan,” ungkapnya.
“Karena presiden telah mengeluarkan Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang mana dalam kearsipan ada namanya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) yang akan diterapkan di tahun 2024 ini,” lanjutnya.
Dr Basri juga mengungkapkan bahwa di kabupaten kota diakuinya sangat minim tenaga Arsiparis, untuk itu dia berharap peran dari DPK Kabupaten Sidrap untuk secepatnya membentuk Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) untuk membantu kerja-kerja kearsipan di daerah.
“Saya berharap agar dalam waktu dekat ini AAI segera terbentuk,” pungkasnya.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Madya DPK Sulsel yang juga Sekretaris AAI Sulsel Irzal Natsir SE.,M.Si menjawab pertanyaan ketiga tamu bahwa untuk penyerahan arsip statis ke Kearsipan baik itu di provinsi maupun kabupaten kota harus melewati mekanisme perundangan-undangan yang telah diatur.
“Seyogianya adalah pencipta arsip itulah yang membuat klasifikasi arsip yang akan dimusnahkan atau akan diserahkan berdasarkan retensi arsip tersebut. Jadi bukan serta merta semuanya diserahkan ke kearsipan,” ucapnya.
“Apalagi terkait arsip berkas perkara di pengadilan ataupun arsip dokumen kependudukan. Itu termasuk arsip hidup yang akan dipakai terus. Karena termasuk didalamnya itu adalah arsip rahasia. Diketahui kita di DPK itu adalah pelayanan, jadi kita tidak mengelola arsip yang sifatnya rahasia,” terangnya.
