Pinrang, NusantaraInsight — Ketua Umum Pengurus Wilayah Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Sulawesi Selatan, Dr. H. Basri, S.Pd., M.Pd., mengingatkan pentingnya tata kelola kearsipan yang baik dalam pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) saat memberikan materi kepada kepala sekolah SMA, SMK, dan SLB serta kepala tata usaha, Jumat (21/8/2026) di aula SMAN 11 Kabupaten Pinrang.
Dalam paparan yang berlangsung selama lebih kurang satu jam, Dr. Basri menjelaskan bahwa kearsipan yang rapi, terstruktur, dan dapat dipertanggungjawabkan merupakan fondasi utama untuk mewujudkan pengelolaan administrasi sekolah yang profesional dan akuntabel. Ia menegaskan bahwa dokumentasi yang baik mempermudah audit, pelaporan, serta penelusuran historis penggunaan anggaran BOS.
“Kearsipan bukan sekadar menyimpan dokumen. Kearsipan yang baik memastikan setiap transaksi Dana BOS tercatat, terdokumentasi, dan mudah dilacak sehingga meminimalkan risiko penyalahgunaan dan memudahkan mekanisme pengawasan,” ujar Dr. Basri di hadapan ratusan peserta.
Fokus pada Pengelolaan Dana BOS
Dr. Basri memaparkan langkah-langkah praktis pengelolaan Dokumen Dana BOS yang harus diterapkan di sekolah:
Pencatatan transaksi secara kronologis dan berkategori sesuai komponen penggunaan Dana BOS.
Penyusunan bukti pendukung lengkap: kuitansi, nota, daftar hadir kegiatan, serta berita acara penyerapan dana.
Sistem penyimpanan fisik dan digital yang terorganisir, termasuk indeks dokumen dan backup elektronik.
Mekanisme pembatasan akses dan otorisasi tanda tangan untuk mengurangi konflik kepentingan.
Prosedur audit internal berkala dan pelaporan transparan kepada komite sekolah dan Dinas Pendidikan.
Ia menekankan pentingnya penerapan standar penamaan file dan penataan lemari arsip sehingga dokumen dapat ditemukan dalam hitungan menit saat dibutuhkan oleh auditor atau pemangku kepentingan.
Kaitan Kearsipan dengan Akuntabilitas dan Profesionalisme
Menurut Dr. Basri, kearsipan yang baik memperkuat akuntabilitas, yaitu kemampuan sekolah menjelaskan penggunaan dana secara bukti dan prosedural. Hal ini menurutnya akan meningkatkan kepercayaan masyarakat dan pemangku kebijakan terhadap pengelolaan sekolah.
“Sekolah yang menerapkan manajemen arsip yang benar menunjukkan komitmen profesionalisme. Bukti-bukti administrasi yang tersusun rapi menunjukkan bahwa pengelolaan Dana BOS tidak dilakukan secara sembarangan,” tambahnya.
Keterangan Ketua AAI Sulsel
Dr. H. Basri, Ketua Umum PW AAI Sulsel, menyatakan bahwa Asosiasi Arsiparis Indonesia berkomitmen membantu peningkatan kapasitas pengelola kearsipan di sekolah melalui pelatihan, penyusunan SOP kearsipan, serta pendampingan implementasi sistem arsip elektronik sederhana yang sesuai anggaran sekolah.
