Di era digital, arsip pun bertransformasi, tantangan kearsipan bergeser dari sekadar proteksi fisik kertas menjadi perlindungan keaslian data digital sebagai sumber informasi. Banyak instsnsi/organisasi melakukan alih media atau digitalisasi arsip tanpa memperhatikan standar hukum otentikasi. Akibatnya, file digital mudah dimanipulasi, rentan diretas, dan kehilangan kekuatan pembuktian di muka sidang hukum. Tanpa pemahaman mendalam tentang orisinalitas arsip elektronik, digitalisasi justru berpotensi menjadi ruang subur penyamaran kebenaran. Kitapun sangat berharap semoga kejadian/masalah ini tidak bersifat lestari di Bumi Nusantara yang kita cintai bersama.
UU No. 43 Tahun 2009 sejatinya memuat sanksi pidana yang berat bagi pihak yang dengan sengaja merusak, menghilangkan, atau memperjualbelikan arsip negara secara ilegal. Namun, dalam praktiknya, sanksi pidana ini jarang sekali dieksekusi secara tegas. Kasus hilangnya dokumen penting negara kerap kali diselesaikan secara administratif internal tanpa membawa pelaku ke ranah hukum pidana, sehingga tidak memicu efek jera (deterrent effect). Untuk mengatasi distorsi tata kelola, institusi pencipta arsip (baik pusat maupun daerah) harus menegakkan kepatuhan hukum secara total terhadap UU 43 Tahun 2009 melalui implementasi sistem pengawasan kearsipan. Penguatan instrumen dinamis sebagaimana diatur dalam Pasal 40 harus dikunci secara digital melalui aplikasi terintegrasi seperti Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Dengan pemanfaatan sistem ini, setiap naskah dinas yang keluar dan masuk terekam dalam linimasa digital yang anti-manipulasi, menjamin prinsip objektivitas.
Restrukturisasi Budaya Kerja: Internalisasi Etika Pancasila, Tranformasi Digitalisasi Kearsipan dan Kampanye Publik Edukasi Kearsipan
Mengubah budaya kearsipan memerlukan pendekatan ideologis-spiritual. Gerakan Sadar Tertib Arsip harus dicanangkan sebagai program reformasi birokrasi nasional yang bernapaskan Pancasila.
• Integritas Kejujuran (Refleksi Sila ke-1 dan ke-4): Setiap Arsiparis dan Aparatur Sipil Negara (ASN) dituntut menyadari bahwa memalsukan, menyembunyikan, atau memusnahkan arsip demi keuntungan pribadi merupakan pelanggaran moral berat terhadap Tuhan Yang Maha Esa dan pengkhianatan terhadap rakyat. Penyusutan Arsip yang Akuntabel: Pengurangan jumlah arsip harus mematuhi jalur hukum: pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip tanpa nilai guna berdasarkan JRA, dan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI) / Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas Kearsipan Provinsi/Kabupaten/Kota) untuk dilestarikan sebagai memori kolektif bangsa.
