Dialektika Arsip, Nilai-Nilai Pancasila dan Akar Masalah Kearsipan
Arsip merupakan jati diri sebuah negara dan bangsa. Kegagalan mengelola arsip dapat berimplikasi langsung terhadap pengikisan sendi-sendi Pancasila. Relasi antara pilar-pilar Pancasila dengan kearsipan dapat diuraikan secara mendalam sebagai berikut:
Sila Kedua (Kemanusiaan yang Adil dan Beradab): Pengelolaan arsip yang buruk, seperti hilangnya dokumen.administratif, tanah rakyat, tanah adat ataupun rekam medis, merenggut hak-hak dasar kemanusiaan warga negara untuk mendapatkan kepastian hukum dan perlakuan yang adil.Sila Ketiga (Persatuan Indonesia): Memori kolektif bangsa yang tersimpan dalam arsip statis yang mengandung nilai guna kesejarahan merupakan perekat integrasi nasional. Jika dokumen sejarah perjuangan daerah hilang atau dimanipulasi, potensi disintegrasi dan konflik berbasis klaim sejarah bias akan mengemuka. Betapa banyak masalah-masalah kepemilikan mulai milik negara hingga milik rakyat yang muncul hingga bergejolak dikarenakan ketidakmampuan menjaga arsio sebagai bukti sah kepemilikan. Sila Keempat (Kerakyatan yang Dipimpin oleh Hikmat Kebijaksanaan dalam Permusyawaratan/Perwakilan): Esensi sila ini adalah akuntabilitas kepemimpinan yang bermuara pada akuntabilitas adminisyrasu. Pemimpin yang bijaksana wajib mempertanggungjawabkan kebijakannya melalui dokumen tertulis yang sah demi menjamin transparansi publik.Sila Kelima (Keadilan Sosial bagi Seluruh Rakyat Indonesia): Keadilan informasi dan proteksi aset publik dari penjarahan koruptor hanya dapat diwujudkan apabila instrumen kearsipan negara berjalan kokoh tanpa celah manipulasi.
Meskipun Indonesia telah memiliki payung hukum yang progresif melalui Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, realitas di lapangan menunjukkan ada kesenjangan antara keinginan dan kenyataan yang terjadi. Beberapa konsep masalah fundamental meliputi:
Krisis Autentitas dan Lemahnya Penegakan Hukum (Low Enforcement) di Era Digital
Banyak pimpinan instansi pemerintahan masih menganggap Lembaga maupun Unit Kearsipan sebagai “tempat pembuangan” aparatur yang tidak produktif atau bermasalah. Kearsipan belum dianggap sebagai core business penegakan integritas, melainkan sekadar aktivitas pelengkap. Tata kelola Kearsipan dan administrasi bangsa menuntut profesionalisme mutlak karena arsip bekerja atas prinsip prinsip dan kaidah kearsipan yang berlaku yang termaktub dalam regulasi kearsipan. Budaya asal simpan tanpa struktur klasifikasi dapat menciptakan tumpukan informasi yang tidak memiliki daya guna informasi. Pasal 40 ayat (4) UU Kearsipan No. 43/2009, pencipta arsip wajib menerapkan empat instrumen pokok yang dikenal sebagai 4 (empat) pilar kearsipan, yakni: Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAD). Faktanya, banyak institusi mengabaikan pembuatan dan kepatuhan terhadap JRA. Akibatnya, terjadi penumpukan arsip inaktif secara eksponensial di ruang kerja, atau sebaliknya bahkan pemusnahan arsip krusial secara ilegal sebelum waktunya demi menutupi jejak malpraktik administrasi terkhusus dalam pengelolaan anggaran.
