Meskipun Indonesia telah memiliki payung hukum yang progresif melalui Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, realitas di lapangan menunjukkan ada kesenjangan antara keinginan dan kenyataan yang terjadi. Beberapa konsep masalah fundamental meliputi:
Krisis Autentitas dan Lemahnya Penegakan Hukum (Low Enforcement) di Era Digital
Banyak pimpinan instansi pemerintahan masih menganggap Lembaga maupun Unit Kearsipan sebagai “tempat pembuangan” aparatur yang tidak produktif atau bermasalah. Kearsipan belum dianggap sebagai core business penegakan integritas, melainkan sekadar aktivitas pelengkap. Tata kelola Kearsipan dan administrasi bangsa menuntut profesionalisme mutlak karena arsip bekerja atas prinsip prinsip dan kaidah kearsipan yang berlaku yang termaktub dalam regulasi kearsipan. Budaya asal simpan tanpa struktur klasifikasi dapat menciptakan tumpukan informasi yang tidak memiliki daya guna informasi. Pasal 40 ayat (4) UU Kearsipan No. 43/2009, pencipta arsip wajib menerapkan empat instrumen pokok yang dikenal sebagai 4 (empat) pilar kearsipan, yakni: Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAD). Faktanya, banyak institusi mengabaikan pembuatan dan kepatuhan terhadap JRA. Akibatnya, terjadi penumpukan arsip inaktif secara eksponensial di ruang kerja, atau sebaliknya bahkan pemusnahan arsip krusial secara ilegal sebelum waktunya demi menutupi jejak malpraktik administrasi terkhusus dalam pengelolaan anggaran.
Di era digital, arsip pun bertransformasi, tantangan kearsipan bergeser dari sekadar proteksi fisik kertas menjadi perlindungan keaslian data digital sebagai sumber informasi. Banyak instsnsi/organisasi melakukan alih media atau digitalisasi arsip tanpa memperhatikan standar hukum otentikasi. Akibatnya, file digital mudah dimanipulasi, rentan diretas, dan kehilangan kekuatan pembuktian di muka sidang hukum. Tanpa pemahaman mendalam tentang orisinalitas arsip elektronik, digitalisasi justru berpotensi menjadi ruang subur penyamaran kebenaran. Kitapun sangat berharap semoga kejadian/masalah ini tidak bersifat lestari di Bumi Nusantara yang kita cintai bersama.
UU No. 43 Tahun 2009 sejatinya memuat sanksi pidana yang berat bagi pihak yang dengan sengaja merusak, menghilangkan, atau memperjualbelikan arsip negara secara ilegal. Namun, dalam praktiknya, sanksi pidana ini jarang sekali dieksekusi secara tegas. Kasus hilangnya dokumen penting negara kerap kali diselesaikan secara administratif internal tanpa membawa pelaku ke ranah hukum pidana, sehingga tidak memicu efek jera (deterrent effect). Untuk mengatasi distorsi tata kelola, institusi pencipta arsip (baik pusat maupun daerah) harus menegakkan kepatuhan hukum secara total terhadap UU 43 Tahun 2009 melalui implementasi sistem pengawasan kearsipan. Penguatan instrumen dinamis sebagaimana diatur dalam Pasal 40 harus dikunci secara digital melalui aplikasi terintegrasi seperti Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Dengan pemanfaatan sistem ini, setiap naskah dinas yang keluar dan masuk terekam dalam linimasa digital yang anti-manipulasi, menjamin prinsip objektivitas.
Restrukturisasi Budaya Kerja: Internalisasi Etika Pancasila, Tranformasi Digitalisasi Kearsipan dan Kampanye Publik Edukasi Kearsipan
Mengubah budaya kearsipan memerlukan pendekatan ideologis-spiritual. Gerakan Sadar Tertib Arsip harus dicanangkan sebagai program reformasi birokrasi nasional yang bernapaskan Pancasila.
