Penyusutan arsip yang baik wajib berkiblat kepada JRA, sehingga ketika tiba berakhir masa simpan (retensi) arsip tersebut dipastikan bahwa arsip tersebut benar-benar tidak memiliki nilai guna lagi. Sesuai JRA, umur arsip itu diakumulasi dengan Umur Aktif + Umur Inaktif+Keteranga Retensi, sebagai contoh Retensi Aktif 1 Tahun, Retensi In Aktif 2 Tahun berarti Total Masa Simpannya= 3 Tahun mulai arsip tersebut tercipta, dan jika Keterangannya setelah masa simpan Musnah berarti arsip tersebut setelah 3 tahun masa simpan wajib dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku tetapi jika sebaliknya berketerangan permanen maka arsip tersebut (statis) wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku. Untuk KPU sendiri karena telah ada MOU dengan ANRI, maka arsip (statis) tersebut diserahkan secara berjenjang, utk KPU pusat ke ANRI, KPU Provinsi ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota ke LKD Kabupaten/Kota.
Jika memang sesuai JRA KPU bahwa arsip tersebut Musnah ya berarti arsip tersebut wajib dimusnahkan namun tidak serta merta musnah saja atau musnah dengan sendirinya, melainkan berpedoman pada aturan yang berlaku dalam hal ini mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip dan Aturan tambahan dari KPU sendiri dan yang terpenting memiliki bukti valid pemusnahan, antara lain: Berita Acara Pemusnahan, Daftar Arsip Usul Musnah, Surat Persetujuan Musnah oleh Ketua KPU RI dan dokumentasi pemusnahan, namun jika pemusnahan tidak berkiblat pada JRA maka hampir dipastikan bahwa pemusnahan tersebut berpotensi melanggar aturan hukum dan kaidah kaidah kearsipan yang berlaku dan dapat di meja hijaukan melalui delik aduan.
Kisah menarik ini menjadi pembelajaran yang baik dan penting bagi pemerintah maupun mssyarakat yang selama ini menganggap arsip tidaklah penting hanya semata-mata sebagai hasil samping administrasi padahal di Negeri yang besar ini yang terbentang dari Sabang hingga Merauke dan dari pulau Miangas hingga pulau Rote, betapa banyak kasus hukum yang muncul karena ketidaksadaran kita semua karena menganggap arsip tidak penting, melihat arsip sebagai hal yang remeh temeh, berpersepsi bahwa tugas-tugas kearsipan adalah kerja-kerja biasa tanpa manfaat, padahal sungguh sebaliknya adalah teramat penting karena arsip itu adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang mendukung aktivitas-aktivitas berkepemerintahan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang diatur oleh kompleksitas regulasi dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
Semoga hal ini menjadi cermin kita semua dalam berbenah, baik dari sisi organisasi kearsipan itu sendiri dan berbenah dari sisi karakter individual untuk meningkatkan kecakapan Sumber Daya Manusia Kearsipan serta yang terpenting meningkatkan kesadaran kearsipan kita semua yang selama ini masih rendah, semoga…….
Salam Arsip…
Irzal Natsir
Sekretaris Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI)
WIlayah Provinsi Sulawesi Selatan
